RECOMENDACIONES PARA UNA ASAMBLEA EXITOSA EN ENTIDADES DE PROPIEDAD HORIZONTAL.

BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 16 DE DICIEMBRE DE 2013 -

Si queremos asambleas EXITOSAS tengamos en cuenta las siguientes recomendaciones: CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR Al tener en los estados financieros consignaciones pendientes por identificar, las cuales se supone han sido realizadas por los propietarios para pago de expensas y se encuentran afectando el estado de cartera. Es indispensable proceder a identificarlas y establecer a que propietario pertenecen y proceder  a la elaboración del recibo de caja  y de esta manera  descargar cartera para mostrar un informe de cartera real en la Asamblea de copropietarios. Para ello se debe proceder a hacer contacto con cada uno de los copropietarios y/o arrendatarios  por cualquier medio válido hasta  identificarlas todas, la comunicación continua con cada copropietario es la única forma de poder identificarlas. ANTICIPOS POR LEGALIZAR Legalizar todos los anticipos efectuados a los proveedores a fin de que el gasto quede registrado en el periodo al cual corresponde y no afectar la ejecución presupuestal del próximo año. SOBRE-EJECUCION  PRESUPUESTAL Analizar con el contador delegado a la copropiedad  los desfases presupuestales en los diferentes rubros, debido a que siempre en las Asambleas los copropietarios van a preguntar porque se desfaso el gasto en los rubros que se ejecutaron por encima del valor presupuestado. CUOTAS EXTRAORDINARIAS Si este año hubo cobro de cuota extraordinaria analizar la ejecución de la misma con el contador delegado a la copropiedad, pues siempre en las Asambleas los propietarios  se inquietan por saber en qué se gastó la cuota extra, cuanto se ha recaudado y quienes adeudan la cuota extra. COBROS JURIDICOS Llevar a la Asamblea  un informe detallado de todos los propietarios que estén en cobro jurídico, este informe se los debe emitir su asesor jurídico que les está llevando el proceso. El informe debe ser claro y preciso que contenga la información de cada proceso, en qué estado se encuentran, que medidas cautelares se han decretado, que acuerdos de pago se han hecho. Etc. PUBLICIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Entregue a todos los copropietarios los estados financieros con sus anexos y notas, el balance es una de las herramientas gerenciales que cada administrador muestra en su  gestión, es la radiografía de la entidad, no escatime gastos en fotocopias, por esto lo van a calificar y a evaluar. El balance después de ser aprobado por la asamblea hace parte integral del acta. PUBLICIDAD DEL PRESUPUESTO PROXIMA VIGENCIA Entregue a todos los copropietarios  el presupuesto  de gastos e ingresos  del próximo año,  este debe ser claro, debe tener contener los proyectos de inversión y mejoramiento para la copropiedad. Este presupuesto después de ser aprobado hace parte integral del acta de la asamblea. INFORME DE GESTION Y ACTIVIDADES  DE LA ADMINISTRACION AÑO 2013 Elabore un informe general de  su gestión de todo el año pero solo anote los hechos importantes, denomínelo Informe de gestión y actividades de la administración del año 2013,  recuerde solo mencione  los hechos de importancia, prepárelo con la debida anticipación para que no omita aspectos relevantes, entréguelo a cada uno de los copropietarios y al revisor fiscal con anticipación, este informe hace parte integral del acta de la asamblea. PUBLICIDAD  DEL INFORME DEL REVISOR FISCAL El informe de Revisoría Fiscal debe entregarse a cada uno de los copropietarios debido a que en este, se les informara como se han manejado las operaciones de la entidad, como han funcionando los controles administrativos, si los administradores han cumplido con sus deberes legales y estatutarios y si los estados financieros reflejan fielmente la situación financiera de la entidad y sus resultados económicos. Etc. ACCIONES POR EJECUTAR En su informe de gestión mencione los rubros del presupuesto que quedaron pendientes de ejecutar y los motivos de la no ejecución, y se debe mencionar también las inversiones requiere la copropiedad. Para que la asamblea decida si se harán con cuota extra o se incluirán en el presupuesto para la vigencia. CONVOCATORIA A ASAMBLEA ORDINARIA La citación debe realizarse a la ultima dirección registrada del copropietario, con un periodo anterior a 15 días calendario (no se debe tener en cuenta el día de la convocatoria ni el día de la reunión) y le corresponde al Administrador hacerlo. La convocatoria debe contener: • Fecha de la citación. • Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, primera convocatoria. • Fecha y hora de la reunión. • Sitio de la reunión. • Orden del día propuesto. • Mención de que a partir de la fecha de la convocatoria estarán los balances y demás estados financieros disponibles en la oficina de la administración, durante ocho horas diarias, para su revisión y verificación. • Instrucciones para el otorgamiento de poder, en caso de imposibilidad de asistencia. • Relación de documentos anexos, como son copia de Balance, Estado de Resultados, Anexos al Balance, Relación de Cartera, Deudores, proyecto de presupuesto con sus anexos. ACREDITACIONES POR DELEGACION Los copropietarios que no puedan asistir a la reunión de Asamblea General, deben dar poder por escrito a un tercero para que lo represente. Estos poderes deben ser revisados por parte de la administración y revisoría fiscal antes de la reunión para verificar la validez de los mismos. Los administradores y los empleados de la copropiedad no pueden ser delegados por un copropietario para que los represente en la Asamblea. La administración debe gestionar o solicitar los certificados de libertad y tradición, actualizados de cada inmueble, antes de la reunión de asamblea. COPROPIETARIOS HABILES E INHABILES Todo copropietario es hábil para asistir a la reunión de asamblea general con voz y voto. LOGISTICA DE LA REUNION DE ASAMBLEA La ubicación de la reunión debe ser un sitio cómodo, con condiciones adecuadas para permanecer en ella durante varias horas. El presidente elegido para dirigir la asamblea debe controlar  la participación de los asistentes y debe tener en cuenta que cada tema que se haya definido por votación no debe ser tocado nuevamente, para que la reunión fluya adecuadamente. El acceso al sitio de la reunión de asamblea, debe ser controlado, verificando que sea un propietario o su delegado. Se debe preparar con anterioridad un archivo en Excel, para llevar el controlar del quórum y de las votaciones. Esta matriz de Excel debe ser manejada por personal asignado por la administración bajo la supervisión de la revisoría fiscal. El revisor fiscal no debe manejar directamente la matriz de control, por transparencia, ya que debe estar concentrado en el desarrollo de la reunión y además hace parte del grupo de cargos que se eligen en una asamblea general. Una muy buena medida que se debe tratar de cuidar, es comenzar las reuniones de asamblea a la hora indicada en la citación; de esta manera somos conscientes y respetuosos del tiempo de las demás personas. Recuerden que el éxito de su asamblea depende únicamente de usted, si sigue estas recomendaciones al pie de la letra con toda seguridad tendrá el éxito asegurado en sus asambleas.