martes, 19 de noviembre de 2013

CRUCE DE IMPUESTOS CON ACREENCIAS DE ENTIDADES ESTATALES DE ORDEN NACIONAL.


BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 19 NOVIEMBRE 2013 -


Mediante Decreto 1244 de 2013, el Gobierno Nacional reglamentó el artículo 196 de la ley 1607 de 2012, el cual hace referencia  al cruce de cuentas de los tributos nacionales administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales con cargo ala deuda a favor de acreedores de una entidad estatal del orden nacional, entre los aspectos más  sobresalientes de esta reglamentación tenemos:
  • CRUCE DE CUENTAS. Es la forma de extinguir las obligaciones de tributos nacionales administrados por la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, prevista en el artículo 196 de la Ley 1607 de 2012, para las personas naturales y jurídicas que, a su vez, sean acreedoras de entidades estatales del orden nacional que formen parte del Presupuesto General de la Nación, de conformidad con lo establecido en el artículo 36 del Estatuto Orgánico del Presupuesto y que reúnan todos los requisitos de que tratan la ley y el reglamento.
  • PROCEDENCIA. El cruce de cuentas será procedente respecto de acreedores de entidades estatales del orden nacional que formen parte del Presupuesto General de la Nación, de conformidad con lo establecido en el artículo 36 del Estatuto Orgánico del Presupuesto que, a su vez, tengan la calidad de deudores de obligaciones fiscales administradas por la U.A. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.

    La acreencia con la entidad estatal del orden nacional podrá ser por cualquier concepto, siempre y cuando corresponda a un título legal de gasto y la entidad que tenga la calidad de deudora cuente con la apropiación presupuestal que permita atender esta obligación, en los términos de la ley y el presente decreto.

    A la fecha del cruce de cuentas, tanto los créditos en contra de la entidad estatal, como las deudas por obligaciones fiscales administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, deberán ser claras, expresas y exigibles.

    En todo caso, para que se pueda realizar el cruce de cuentas de que trata el artículo 196 de la Ley 1607 de 2012, el deudor de obligaciones fiscales deberá ser el mismo acreedor de una entidad estatal.
     
  • PROCEDIMIENTO PARA EL CRUCE DE CUENTAS. Para efectos de la extinción de las obligaciones fiscales, por concepto de tributos del orden nacional administrados por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, a través del cruce de cuentas, se adelantará el procedimiento contenido en el articulo 4 del decreto en referencia, sin perjuicio de que la autoridad tributaria y/o aduanera adelante el proceso administrativo de cobro coactivo de que trata el artículo 823 y siguientes del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.(resaltado fuera del texto).

Para conocer más acerca de procedimientos para hacer efectivos los cruces, Descargar Decreto 1244 de 2013.

TIPS PARA PREPARACION DE ASAMBLEA EN LAS ENTIDADES SOMETIDAS AL REGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL.


BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 18 DE NOVIEMBRE DE 2013 -

Pensando nuevamente, que se aproxima la preparación de las asambleas en las entidades sometidas al régimen de propiedad horizontal en esta oportunidad compartimos algunos TIPS que consideramos importantes para tener en cuenta.

LA CONVOCATORIA
  • Una reunión ordinaria UNICAMENTE  la puede convocar el administrador.
  • Una reunión extraordinaria la puede convocar el administrador, revisor fiscal o los propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.
La convocatoria debe efectuarse utilizando el mecanismo de comunicación previsto en la ley 675-2001 cuando la copropiedad se encuentre sometida a ella o mediante comunicación enviada directamente a cada propietario de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la ultima dirección registrada  por el propietario; en la era de la telecomunicación se pueden utilizar los siguientes medios: Correo electrónico, fax, Etc.  Se debe dejar prueba  de la respectiva citación.
La convocatoria para reuniones ordinarias debe efectuarse con una antelación no inferior a  quince (15) días calendario, es importante tener en cuenta que para establecer la antelación de la fecha de la convocatoria no se debe tener en cuenta el día que se expide la convocatoria y el día de la reunión. Y la convocatoria para reuniones extraordinarias  el reglamento de propiedad horizontal puede prever un lapso inferior, pero en silencio de este se debe acudir a la norma general, es decir los mismos quince (15) días de la asamblea ordinaria.
 
ASISTENTES A LA ASAMBLEA
La asamblea de copropietarios debe estar integrada precisamente por los propietarios o sus representantes. El único documento idóneo para acreditar la calidad de propietario es el certificado de libertad y tradición  donde se encuentre registrado su nombre, las promesas de compra venta no dan derecho  de propiedad alguno, o los demás contratos que se puedan celebrar sobre los inmuebles.
De conformidad con el Art. 37 de la ley 675-2001 todo propietario puede hacerse representar en las reuniones mediante poder que deberá reunir los siguientes requisitos: Constar por escrito, Indicar expresamente la persona a quien se le otorgara el poder, La fecha de la reunión para la que se confiere el poder, salvo que el poder sea general conferido mediante escritura pública y cualquier otro requisito que conste en los estatutos.
 
QUORUM  DELIBERATORIA Y MAYORIAS
La asamblea general sesionara con un número plural  de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomara decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión.

La Ley exige que las decisiones se tomen en todos los casos por mayoría absoluta de los coeficientes representados en la reunión, y excepcionalmente por mayoría calificada.(Mayoría absoluta consta de más de la mitad de los votos).
 
MAYORIA ESPECIAL

Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%)  de los coeficientes que integran la unidad o conjunto.
Decisiones que exigen mayoría calificada (Articulo 46 de la ley 675/2001).
 
  • Cambios  que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una sensible disminución de uso o goce.
  • Imposición de expensas extraordinarias que superen cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales.
  • aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias
  • Asignación de un bien común al uso y goce exclusivo de un determinado bien privado, cuando así lo haya solicitado un copropietario.
  • Reforma a los estatutos y el reglamento.
  • Desafectación de un bien común no esencial
  • Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción que represente por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%). 

FORMA DE VOTACION
  • En la propiedad horizontal  para decisiones no económicas  el voto es “una propiedad  un voto”.
  • En los casos de erogaciones pecuniarias se debe tener en cuenta el coeficiente de copropiedad.
     
ACTAS
Las decisiones de la asamblea deben constar por escrito en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse  si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso, Si la asamblea decide encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.
Las actas deben encabezarse con un numero y expresar como mínimo: el lugar, la fecha y hora de la reunión, la forma y antelación de la convocatoria, la lista de los asistentes y su calidad, los asuntos tratados, las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco; las constancias  escritas presentadas por los asistentes durante la reunión, las designaciones efectuadas y fecha y hora de su clausura.


Quienes estén interesados en ampliar más sobre estos temas, el próximo martes 26 de Noviembre el Colegio de Administradores de Propiedad Horizontal en la ciudad de Cartagena (CAPHC), llevara a cabo un seminario.

Fuente: Libro de Jorge Orlando león forero
            Abogado – tratadista y conferencista en la materia 

jueves, 14 de noviembre de 2013

NUEVOS PROCEDIMIENTOS EN EL RUT

BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 14 DE NOVIEMBRE DE 2013 -


El nuevo decreto 2460  publicado el 7 de noviembre de 2013, trae nuevos cambios el artículo 555-2 del estatuto tributario.

Tengamos en cuenta que el RUT como lo informa el decreto es un mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
Dentro de los principales cambios que contiene este nuevo decreto es la eliminación de ciertos trámites como es: La fotocopia de los servicios públicos para poder actualizar o inscribirse en el RUT.
Al igual establece todo el procedimiento para la inscripción, actualización y cancelación del RUT, los obligados y la entidad donde se debe hacer estos trámites entre otros aspectos. 


miércoles, 13 de noviembre de 2013

BACKUPS, UN SEGURO DE VIDA PARA USUARIOS Y EMPRESAS


BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 13 DE NOVIEMBRE DE 2013 -

La información se ha convertido en un factor importante para las empresas, al igual que el capital y el recurso humano.  Por ende se debe resguardar y proteger tanto o más que las dos anteriores.
La importancia de la información guardada en computadores y servidores en su empresa crece día a día, pero al mismo tiempo surgen muchas amenazas que aumentan los riesgos de pérdida, daño parcial y/o total.  Entre estas amenazas podemos encontrar virus informáticos, ataques generados por hackers o inclusive una alteración interna mal intencionada, o no, de la información por parte de los mismos usuarios.
Las estadísticas en cuanto a este tema son alarmantes, sólo el 50% de las empresas tiene una copia de seguridad de los datos y solo el 10% lo hace regularmente.  Más alarmante aún son los resultados de las empresas que han sufrido algún tipo de catástrofe o pérdida total de la información: Según el Institute for Business & Home Safety el 25% no vuelve a abrir después de la pérdida de su información, según KPMG el 40% se liquida después de la pérdida de la información, Deloitte & Touche comprobó que el 50% de las empresas no dispone de un plan de contingencia efectivo para una interrupción importante y el 70% de las pequeñas empresas que sufren una pérdida de datos va a la quiebra en menos de un año, según Strategic Research Corp.
Estas cifras nos hacen detenernos a preguntarnos: ¿Qué tanto estoy protegiendo la información en mi empresa?, ¿Qué pasaría si llego a perder mi información y la de mis clientes?, ¿Qué pasaría si mi información llega a caer en manos de mi competencia?.  Si hace parte de 50% de los empresarios que no se ha preguntado esto, no se alarme, todavía está a tiempo de proteger su información.
Siempre debemos tener presente que la pérdida de la información se puede dar desde un simple corte de energía repentino hasta catástrofes naturales como Tsunamis, terremotos, entre otros, o inclusive nunca falta el empleado resentido o necio que decide borrar toda la información de su empresa y de sus clientes.  Y por esta razón y muchas más es fundamental contar con el respaldo actualizado de la información, esto permite que la empresa sobreviva ante cualquiera de las circunstancias antes mencionadas.
Claves al momento de proteger la información.
Lo primero que se debe tener en cuenta al momento de desarrollar la estrategia para el backup de la información es que el dispositivo elegido deberá tener la capacidad suficiente como para almacenar una copia completa de los datos críticos,  es recomendable que el espacio de almacenamiento sea el doble del tamaño total de la información.
También es importante la frecuencia con la que se realice el backups, si la empresa lo realiza diario, debe apostar por sistemas que sean rápidos y eficiente para que el proceso del backup no entorpezca la jornada laboral.  

El medio donde se va a almacenar la información es otro punto clave a la hora de desarrollar la estrategia, existen diferentes tipos de dispositivos para guardar la información: las cintas, los discos duros externos, discos NAS y algunas otras soluciones más sencillas como CD, DVD, etc.  Que aunque no son la alternativa ideal, ayudan mucho en situaciones de riesgo y son mejores que no tener nada.
Como en todo lo que tiene que ver con sistemas, tener un buen hardware no garantiza un buen backup, se necesita del software adecuado para realizar las tareas de copia de seguridad.  Se pueden encontrar muchas herramientas gratuitas para este tipo de procesos e inclusive la mayoría permiten la programación diaria del backup, evitando así que el usuario tenga que manipular de forma directa este proceso.
En conclusión, el sistema ideal de backups será el que tenga el costo más bajo y que garantice el almacenamiento seguro de la información, rápido acceso al momento de restaurarla y capacidad para gestionarla a todo momento, con el fin de responder a los requerimientos de la empresa.


Fuente: Datos estadísticos tomados del sitio web http://www.nebuladrive.com/blog/52-la-importancia-de-un-backup-en-mi-empresa
 

PREPARACION DE ASAMBLEAS EN LAS ENTIDADES SOMETIDAS AL REGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL.


BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 12 DE NOVIEMBRE DE 2013 -


Pensando en que falta poco tiempo para dar inicio a la preparación de la asamblea anual ordinaria en las entidades sometidas al régimen de propiedad horizontal. Es importante recordar que de acuerdo al Artículo 51 de la ley 675 de 2001, una de las  funciones  del  administrador  en  estas  entidades  consiste  en:  Preparar  y someter a consideración del consejo de administración los estados financieros, el informe de gestión de la administración, el presupuesto de gastos para la vigencia, y la respectiva ejecución presupuestal.

El consejo de administración será quien presente a la asamblea general de copropietarios  el proyecto de presupuesto.  La asamblea es quien debe dar su aprobación final al  presupuesto, el cual servirá de base para fijar las cuotas de administración de acuerdo al coeficiente de cada unidad privada.

Es recomendable para la preparación del presupuesto de gastos lo siguiente:
  1. Cotizar  los  mantenimientos  de  todos  los  equipos  de  la  copropiedad (Ascensores- Motobombas- Subestación eléctrica- Puerta eléctrica-Citofonos-etc.)
  2. Tener presente los proyectos de inversión y mejoramiento.
  3. Se deben evaluar por parte de la Administración las necesidades de mantenimiento locativo, hidráulico, eléctrico, etc.
  4. Establecer con el corredor de seguros el costo de la renovación de la póliza.
  5. Analizar  los  rubros  que  por  mandato  legal  no  pueden  faltar  en  el presupuesto tales como: Análisis agua piscina el cual debe realizarse de manera  mensual,   Tanque   de  Almacenamiento   Agua;  Fumigación   y recarga y reposición de Extintores.
  6.  Verificar las Inversiones o mantenimientos que  se realizaron en el año inmediatamente anterior  y  que no son necesarios realizar en la presente vigencia.

La preparación del presupuesto debe hacerse de una manera responsable, no se puede caer en el error de elaborar  un presupuesto  que no abarque todas las necesidades de la copropiedad con el fin de lograr que el porcentaje  incremento de la cuota de administración sea mínimo, lo cual puede generar grandes inconvenientes para la copropiedad ya que terminará por agotar las reservas logradas, dejará a la copropiedad expuesta ante posibles eventualidades y e generará déficit y la imposibilidad de realizar a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras. Lo que a su vez conlleva a deterioro en la edificación, equipos y demás bienes comunales que desvalorizan la propiedad.

Es conveniente  poseer un Fondo de Reserva  que pueda usarse en casos de emergencia, y un rubro de "Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados e incluir  en el presupuesto partidas que sin implicar desembolso de efectivo puedan afectar el estado de resultado como la depreciación de activos fijos que a su vez sirve como fondo de reserva para reponer aquellos activos que pierdan su vida útil con el tiempo  y no tener que  recurrir  el cobro  de cuotas extraordinarias.

RECORDEMOS QUE
  • El 70% del presupuesto está conformado por los ítems de: Vigilancia, Aseo, Seguros y Servicios Públicos.
  • El  presupuesto  es  la  columna  vertebral  en  la  operación  anual  de  una copropiedad y, en general, de cualquier organización.
  • El presupuesto debe ir más allá del simple cumplimiento de la ley y verse como la herramienta ideal y tal vez la única para pronosticar y tomar decisiones acertadas sobre lo que se va a hacer durante el año.
  • Invertir y destinar dinero adicional ayuda a que la copropiedad se valorice y no se deteriore.


No olvide que la ley exige que el proyecto  de Presupuesto  sea anexado a la citación de la Asamblea, (Quince días antes de su realización). Lo cual ayuda a reducir el tiempo de debate en la reunión.

NUEVA HERRAMIENTAS VIRTUALES DIAN


BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 9 DE NOVIEMBRE DE 2013 -

Durante el año 2013, la dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN ha realizado múltiples campañas con el objetivo de mejorar el recaudo y sobre todo de mantener informado al contribuyente con las normas y regulaciones actuales.

Es así como la DIAN para el año 2013 a dispuesto un espacio virtual con el objetivo de difundir de manera periódica temas relacionados con la Cultura de la Contribución, también conocida como Cultura Tributaria. 

Hasta la fecha se han  publicado  nueve artículos relacionados con la cultura de la contribución.

Para acceder a esto deberemos ingresar en el siguiente link.
http://contribuiresconstruir.blogspot.com/search?updated-min=2013-01-01T00:00:00-08:00&updated-max=2014-01-01T00:00:00-08:00&max-results=9

INFORMACION EXÓGENA 2013


BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 8 DE NOVIEMBRE DE 2013 -

El día 31 de octubre fue publicada la resolución 228 mediante la cual se estable los obligados a reportar información exógena y la manera de reportar para el año 2014 que ha de elaborarse y presentarse en el 2015. Dando cumplimiento a lo señalado en la ley 1607 en su artículo 139.

Esta nueva resolución trae consigo un cambio casi  total en la forma como venimos reportando. Dentro de las nuevas formas de reportar mencionaremos algunos de los principales cambios.

Divide los responsables por periodos en:
  • Informantes que deben reportar mensualmente
  • Informantes que deben reportar anualmente por periodos mensuales
  • Informantes que deben reportar anualmente por periodos bimestrales
  • Informantes que deben reportar anualmente
Dentro de la nueva información básica a reportar a los terceros es:
  • Actividad Económica ( Obligatorio )
  • Correo electrónico ( Opcional )
  • Teléfono Fijo ( Opcional )
  • Teléfono Celular ( Opcional )

Información a reportar

Uno de los principales cambios consiste en que las personas naturales o jurídicas que en el año hayan tenido más de dos empleados con vinculación laboral deberán reportar anualmente por periodos mensuales lo siguiente:
  1. Tipo de documento tercero (trabajador)
  2. Número de identificación tercero (trabajador)
  3. Tipo de vinculación
  4. Condición especial del trabajador
  5. Conceptos y valores de pagos salariales, no salariales y de prestaciones sociales.
Por otro lado los obligados a reportar información anual por periodos bimestrales son divididos en dos:
  • Personas obligadas a llevar contabilidad  : los cuales deberán reportar información como
  • Superintendencia que ejerce inspección
  • Plan único que utiliza para registrar
  • Transacciones con terceros la cual contendrá ( Numero de la cuenta, subcuenta , descripción de la cuenta , datos básicos del tercero , movimiento debito y crédito y saldo final

Cabe resaltar que esta resolución trajo consigo varios cambios que estaremos ampliando próximamente con mucho más detalle.