En los ambientes de trabajo, un porcentaje muy significativo de la
información que se maneja se hace a través de documentos físicos.
Actualmente, la implantación Masiva de herramientas de producción
electrónica de documentos, le da una nueva perspectiva a la Gestión
Documental; por esta razón, las organizaciones deben permitir la agilización
del trabajo cotidiano, accesibilidad, búsqueda, consulta, y seguridad de la
información.
Por consiguiente, que la gestión documental o digitalización de
documento es una técnica emprendedora y significativa para las
empresas; pero, aún existe diversas organizaciones que no han valorado su
transcendencia en el campo tecnológico, ya que no conocen sus ventajas.
Por añadidura, es esencial comentar los beneficios reales de la gestión
documental para las empresas y las mencionamos, a continuación:
- Acceso rápido y fiable a la
documentación: gracias a la gestión de documentos en los
entornos administrativos de las compañías se puede obtener lo que se
necesita de manera eficiente y puntual. Además, fomenta la utilización
común, fácil difusión e intercambio de datos en las empresas, cuando
todo ello se requiere, dándole seguridad a la información almacenada.
- Ahorro de costes, espacio y
tiempo: una
eficaz vía de ahorro para las organizaciones, se relaciona con la
implementación de soluciones de oficina, como la digitalización de
archivos, la destrucción de documentación obsoleta o las estrategias de
impresión a gran escala; asimismo, de aumentar la rapidez de manejo y
acceso a los archivos, y reducir el coste económico, contar con
estas soluciones generan una menor utilización de espacio físico para el
almacenamiento de archivos y el fomento de una utilización racional de
la documentación.
- Antecedentes documentales: para optar por una acción
determinada, a nivel corporativo, tener a la mano el registro documental
histórico relacionado con cualquier asunto, es vital, para conocer los
antecedentes y aplicar la mejor solución.
- Visibilidad: un documento impreso solo
puede ser visto por una persona a la vez, en cambio una imagen digital
puede consultarse y compartirse por una gran cantidad de personas.
- Durabilidad: las imágenes digitales no se
dañan, ni pierden nitidez como las imágenes impresas.
- Seguridad: los archivos pueden
guardarse con un nivel de seguridad mayor, cada usuario puede tener su
contraseña y se limita el acceso a los archivos para tener un mejor
control de los datos.
Como última palabra, se pueden mencionar, en la actualidad la
digitalización de documentos forma parte del proceso operativo y
administrativo de una organización, especialmente en las áreas
administrativas, de recursos humanos, finanzas, facturación, contabilidad,
desarrollo de sistemas informáticos, departamentos jurídicos, entre otros.
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