PREPARACION DE ASAMBLEAS EN LAS ENTIDADES SOMETIDAS AL REGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL.

BOLETÍN INFORMATIVO DSA  - 12 DE NOVIEMBRE DE 2013 -

Pensando en que falta poco tiempo para dar inicio a la preparación de la asamblea anual ordinaria en las entidades sometidas al régimen de propiedad horizontal. Es importante recordar que de acuerdo al Artículo 51 de la ley 675 de 2001, una de las  funciones  del  administrador  en  estas  entidades  consiste  en:  Preparar  y someter a consideración del consejo de administración los estados financieros, el informe de gestión de la administración, el presupuesto de gastos para la vigencia, y la respectiva ejecución presupuestal.

El consejo de administración será quien presente a la asamblea general de copropietarios  el proyecto de presupuesto.  La asamblea es quien debe dar su aprobación final al  presupuesto, el cual servirá de base para fijar las cuotas de administración de acuerdo al coeficiente de cada unidad privada.

Es recomendable para la preparación del presupuesto de gastos lo siguiente:

1. Cotizar  los  mantenimientos  de  todos  los  equipos  de  la  copropiedad (Ascensores- Motobombas- Subestación eléctrica- Puerta eléctrica-Citofonos-etc.)
2. Tener presente los proyectos de inversión y mejoramiento.
3. Se deben evaluar por parte de la Administración las necesidades de mantenimiento locativo, hidráulico, eléctrico, etc.
4. Establecer con el corredor de seguros el costo de la renovación de la póliza.
5. Analizar  los  rubros  que  por  mandato  legal  no  pueden  faltar  en  el presupuesto tales como: Análisis agua piscina el cual debe realizarse de manera  mensual,   Tanque   de  Almacenamiento   Agua;  Fumigación   y recarga y reposición de Extintores.
6.  Verificar las Inversiones o mantenimientos que  se realizaron en el año inmediatamente anterior  y  que no son necesarios realizar en la presente vigencia.

La preparación del presupuesto debe hacerse de una manera responsable, no se puede caer en el error de elaborar  un presupuesto  que no abarque todas las necesidades de la copropiedad con el fin de lograr que el porcentaje  incremento de la cuota de administración sea mínimo, lo cual puede generar grandes inconvenientes para la copropiedad ya que terminará por agotar las reservas logradas, dejará a la copropiedad expuesta ante posibles eventualidades y e generará déficit y la imposibilidad de realizar a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras. Lo que a su vez conlleva a deterioro en la edificación, equipos y demás bienes comunales que desvalorizan la propiedad.

Es conveniente  poseer un Fondo de Reserva  que pueda usarse en casos de emergencia, y un rubro de "Imprevistos", que permitan asumir gastos no presupuestados e incluir  en el presupuesto partidas que sin implicar desembolso de efectivo puedan afectar el estado de resultado como la depreciación de activos fijos que a su vez sirve como fondo de reserva para reponer aquellos activos que pierdan su vida útil con el tiempo  y no tener que  recurrir  el cobro  de cuotas extraordinarias.

RECORDEMOS QUE

• El 70% del presupuesto está conformado por los ítems de: Vigilancia, Aseo, Seguros y Servicios Públicos.
• El  presupuesto  es  la  columna  vertebral  en  la  operación  anual  de  una copropiedad y, en general, de cualquier organización.
• El presupuesto debe ir más allá del simple cumplimiento de la ley y verse como la herramienta ideal y tal vez la única para pronosticar y tomar decisiones acertadas sobre lo que se va a hacer durante el año.
• Invertir y destinar dinero adicional ayuda a que la copropiedad se valorice y no se deteriore.

No olvide que la ley exige que el proyecto  de Presupuesto  sea anexado a la citación de la Asamblea, (Quince días antes de su realización). Lo cual ayuda a reducir el tiempo de debate en la reunión.