VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

BOLETÍN INFORMATIVO DSA - 05 DE OCTUBRE DE 2013 -

La implementación de sistemas de gestión ha sido en las últimas décadas, una de las estrategias implementadas por gestores, administradores y lideres con el fin de promover ambientes competitivos en las organizaciones y proporcionar un marco para el mejoramiento, realizando análisis de diferentes situaciones basadas en previas definiciones del que hacer de la empresa y la meta, ya sea corto, mediano o largo plazo. Uno de los sistemas de gestión más conocidos en Colombia es el  Sistema de gestión de calidad definido por la Norma Técnica Colombiana ISO 9001 en su cuarta edición del año 2008. Según lo descrito en la introducción de la Norma, “La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la organización. El diseño y la implementación del sistema de gestión de la calidad de una organización están influenciados por: el entorno de la organización, los cambios y los riesgos asociados con ese entorno, sus necesidades cambiantes, sus objetivos particulares, los productos que proporciona,  los procesos que emplea, la estructura de la organización y su tamaño”. La norma hace énfasis en el enfoque basado en procesos que busca la interrelación en el sistema de gestión con el objetivo de aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. “Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso”  La norma presenta requisitos genéricos y están definidos para que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño, producto o servicio suministrado.  Aspectos contenidos en la norma como los mencionados a continuación, constituyen una ventaja una vez sean implementados. Definición de visión y misión, Manual de calidad, Control de documentos y registros; estos son necesarios para formalizar el manejo de la información y para la definición de metas organizacionales, en este caso el equipo directivo debe tomar una pausa del continuo que hacer en la organización e iniciar con el direccionamiento de directrices que en marquen las obligaciones a realizar definiendo de la misma forma, que se hace actualmente. Responsabilidades de la dirección, Enfoque al cliente, definición de política de calidad,  objetivos de calidad, comunicación interna y revisiones de la dirección; aspectos que ayudan a proporcionar un marco para el desarrollo de las actividades del sistema de gestión y que contribuyen al seguimiento mediante la elaboración de informes y revisiones periódicas. Gestión de recursos, competencia, formación y toma de conciencia del personal, infraestructura y gestión del ambiente de trabajo adecuado; ayudan a entender a la alta gerencia que la inversión en aspectos que no agregan valor directamente al producto, son necesarios para el mejoramiento y  la optimización en los tiempos de respuesta a los clientes.   Planificación de la realización del producto, determinación de requisitos relacionados con el producto y revisión de estos requisitos, comunicación con el cliente, planificación, revisión verificación y validación del diseño y desarrollo; los cuales ayudan a enmarcar las actividades de producción o de prestación del servicio en un ambiente en donde se estudian las diferentes metodologías o procesos y se documentan las diferentes características que ayudan a mejorar la satisfacción de los clientes y por consecuencia a aumentar la rentabilidad. Seguimiento y medición de los procesos, satisfacción del cliente, auditoría interna control del producto no conforme, análisis de datos y acciones correctivas y preventivas: ayudan a identificar puntos críticos de control en los procesos para implementar actividades de seguimiento que permitan generar estrategias en pro de mantener relaciones mutuamente beneficiosas con clientes proporcionado a los mismos mejores opciones en sus alianzas estratégicas. En conclusión, cada uno de los puntos anteriormente descritos son identificados y estudiados en el marco de la norma cumplimento un ciclo muy conocido que busca la planificación y ejecución de las actividades y procesos, verificación de las mismas y actuar para tomar las mejores decisiones basadas en resultados que permitan a la organización enfocarse directamente en el cliente y que finalmente promuevan relaciones mutuamente beneficiosas en entornos productivos de servicios o productos.